Hoe Microsoft zichzelf in de voet schiet met MS-Kis 5

Update 26/09/2017: MS-Kis 5 werd door de Vlaamse Overheid ondertekend.

Wat is het Microsoft MS-Kis agreement?

Microsoft biedt al meer dan 10 jaar speciale educatieve licenties aan via hun MS-Kis-programma. Zo kan een school of scholengroep telkens een raamcontract aan gaan voor een looptijd van 3 jaar, waarbij ze een rapportage kunnen doen aan de hand van het aantal Windows computers dat ze op school gebruiken. Hiervoor werken ze met partners zoals Signpost, Sumika, Eurosys, enz… en betaal je in het vorige contract ongeveer €40 per Windows computer per jaar voor een Windows, Office en server call licentie, of ongeveer €70 per FTE. Hierdoor krijgt de ICT-dienst van de school zogenaamde high volume license keys ter beschikking. Met deze keys kan je dan eenvoudiger computers beheren op school, omdat elk toestel geen afzonderlijke licentie nodig heeft voor Windows en Office. Tijdsbesparing en ook Microsoft tevreden want elk jaar krijgen ze ook na de aankoop van je computers of laptops ook nog een mooie som en ben je als school met je licenties ook in orde.

Voor 250 schoolcomputers betaalde je in het vorige contract als school:

• 250 x € 40 of €10.000 per jaar aan Microsoft.

Vanaf 1 oktober 2017 enkel nog via FTE

Vanaf 1 oktober 2017 gaat Microsoft een andere strategie hanteren voor het MS-Kis-programma. Als school zal je geen licenties meer kunnen nemen op het aantal pc’s binnen een entiteit, maar enkel nog op basis van het aantal fulltime-equivalents (FTE’s) of met andere woorden het aantal personeelsleden van de school. De reden hiervoor is duidelijk. Veel scholen waren in het verleden nogal creatief in het rapporteren van het exacte aantal computers dat ze hebben op hun school. Meestal werd er wel een lager aantal doorgegeven dan dat er effectief op de school aanwezig was. Ook durfde dit aantal nogal eens variëren tijdens de loop van het contract. Een meting op het aantal FTE’s is natuurlijk niet te omzeilen, aangezien die aantallen perfect na te vragen zijn bij de overheid.

Er zijn, in het nieuwe aanbod van Microsoft, drie beschikbare bundels.
Door in te tekenen op één van onderstaande bundels krijg je toegang tot de gewenste ISO en Key en kan je via het VLSC center van Microsoft de software die inbegrepen is in de bundel installeren op alle installaties die eigendom zijn van de school:

1. EES Desktoplicentie (Windows upgrade, Office, Core CAL): 52,45 euro per FTE è volumelicentie voor het gebruik en installatie van de gewenste Windows en Office versie en Call met software assurance, etc
2. EES Desktoplicentie met EMS (Microsoft Enterprise + Security *) E3: 60,89 euro per FTE è desktop licentie aangevuld tot het E3 plan
3. EES Desktoplicentie met EMS (Microsoft Enterprise + Security *) E5: 73,66 euro per FTE – desktop licentie aangevuld tot het E 5 plan van Microsoft.

*Enterpise Mobility + Security bevat onder andere Intune, Intune For Education en Azure AD Premium.

(EES prijzen zijn inclusief BTW en onder voorbehoud)

Wanneer ben je een FTE?

Je zult misschien denken dat jouw school geen last zal hebben van dit nieuwe systeem, aangezien Microsoft enkel een licentie zal vragen per voltijds personeelslid dat werkt op je school. Alleen ben je volgens Microsoft nogal snel voltijds aan het werk als FTE:

• Een leerkracht die meer dan 200 uur per jaar les geeft wordt gezien als 1 FTE. Voor een deeltijdse leerkracht betekent dit 6 uur per week of meer.
• Een personeelslid die meer dan 200 uur per jaar werkt voor de school en een pc ter beschikking heeft.
• Vrijwilligers, externe bedrijven of organisaties die werk verrichten op een desktop van de school worden meegeteld. Deze laatste vind ik pijnlijk eigenlijk.

Een leerkracht of personeelslid met meer dan 200 uur per jaar of 6 uur per week moet voor een volledige FTE geteld worden ook al werkt die maar deeltijds. De school mag dus niet twee deeltijdse personeelsleden optellen en 1 FTE rekenen. Een leerkracht of personeelslid met minder dan 200 uur per jaar of minder dan 6 uur per week moet helemaal niet geteld worden.

Maar is dit nieuwe aanbod dan goedkoper?

Microsoft presenteerde enkele maanden geleden dit nieuwe MS-Kis-aanbod met veel trots. Het zou volgens hun berekeningen voor de meeste scholen veel goedkoper zijn. Volgens Microsoft zijn er namelijk gemiddeld meer Windows computers op een school aanwezig dan personeelsleden. Is dat dan zo?

Maar wat dan met:

• scholen die overstappen op een BYOD-beleid en hun leerlingen een laptop/tablet/Chromebook laten kopen? Ze hebben vaak nog enkele Windows pc’s op hun administratie of leslokalen.
• de sterke toename in de verkoop van Google Chromebooks in Belgische scholen (reeds 60% van de educatie markt in de US)?

Microsoft baseert hun data op deze van enkele jaren geleden volgens mij. Er zijn genoeg scholen die nu bijvoorbeeld een hybride aanbod hebben van tablets, Chromebooks, iPads en Windows computers.

De tijden dat er enkel Windows pc’s op een school stonden zijn voorbij

Bij een recente rondvraag bij diverse leveranciers hoorde ik dat in 2017 de vraag naar Google Chromebooks enorm toenam bij scholen. Bij sommige leveranciers was ongeveer 70% van alle aanvragen enkel en alleen voor Chromebooks, waar het in 2016 amper 10% was. Als we puur kijken naar de financiële redenen dan is dit ook simpel want Chromebooks zijn:

• goedkoper in aankoop (vaak 40% goedkoper dan een Windows laptop)
• hebben een optionele éénmalige licentie van €25 om in de cloud te beheren (dus géén €40 per jaar)

We spreken dan nog niet over het feit dat Chromebooks veiliger zijn voor virussen en ransomware. Dat ze amper onderhoud vragen voor een beheerder. Dat ze vaak een batterijduur hebben voor een hele schooldag, enz…

Het nieuwe MS-Kis-aanbod is een ramp voor deze scholen die verder kijken dan de Microsoft stal. Laten we even een analyse maken van een hybride schoolomgeving met bijvoorbeeld 150 Windows computers, 150 Chromebooks en 200 FTE’s:

• 150 Chromebooks licentiekost 150 x €25 = €3750 (éénmalig bij aankoop!)
• 150 Windows pc’s licentiekost (vanaf 01/10/2017 enkel per FTE)
• 200 FTE’s x (goedkoopste EES Desktoplicentie) €52,45 = €10490

Totaal jaar 1 = €14.240, maar jaarlijks wederkerende MS-Kis licentiekost van €10.490!

Moest deze school zijn Windows computers buiten gooien en kiezen voor 300 Chromebooks dan krijgen we een heel ander cijfer:

• 300 x €25 = €7.500 (éénmalig)

Ik kan niet genoeg benadrukken dat deze kostprijs aan Chromebook licenties slecht éénmalig moet betaald worden aan Google en dan krijg je in ruil als beheerder nog een krachtig software platform om deze Chromebooks in de cloud te beheren. Deze licenties zijn trouwens ook over te zetten op een nieuw toestel als een toestel defect zou gaan!

Lees ook: Hoe de Smartschool walvis plotseling zal geharpoeneerd worden door Google

Je bent niet verplicht om MS-Kis te nemen!

Voor scholen waarbij er dus een hybride aanbod is van computers zijn er gelukkig wel enkele alternatieven. Je gooit misschien niet onmiddellijk al je Windows computers buiten, zeker die van de administratie niet of van bepaalde kantoor- of grafische opleidingen. Je kan bijvoorbeeld ook gebruik maken van losse licenties, maar dan verlies je de high volume license key voordelen:

• Academic Software van Signpost
• Losse, permanente Microsoft licenties inkopen onder het “Open License Program” van Microsoft. Hier heb je geen upgrades & of Software assurance inbegrepen.

De Microsoft partners zullen voor deze laatste niet veel reclame maken, omdat ze natuurlijk graag hun graantje elk jaar meepikken van de grote licentiekoek. Ongetwijfeld ook één van de redenen dan heel wat traditionele leveranciers van laptops niet graag de Google Chromebooks zien komen. Ze zijn goedkoper in aankoop, vragen minder support én er is geen langdurig verdienmodel qua licenties.

Dus informeer zeker bij de licentie leverancier ook naar de alternatieven en maak voor jouw school even de berekening. Met de vele duizenden euro’s aan lucht Windows licenties kan je als school wel heel wat mooie andere dingen realiseren, nietwaar?